Justificación

 

La presente política de tratamiento de la información ha sido elaborada en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 —por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales—, y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la mencionada ley.

​

Esta política es aplicable a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de D&D Psicología y Bienestar SAS, en calidad de responsable del tratamiento, dentro del marco de sus actividades como Institución Prestadora de Servicios de Salud, en modalidad presencial y virtual.

​

El tratamiento se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, con el fin de proteger los derechos fundamentales de los titulares de la información.

 

​

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

​

De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (LEPD), el tratamiento de datos personales por parte de D&D Psicología y Bienestar SAS requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de la información.

​

Con la aceptación de esta política, el titular autoriza de manera voluntaria a la empresa para recolectar, almacenar, usar, circular, transferir o suprimir sus datos personales, conforme a las finalidades establecidas en esta política y dentro del marco de sus actividades como Institución Prestadora de Servicios de Salud.

​

No será necesaria la autorización previa en los siguientes casos:

​

• Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

• En casos de urgencia médica o sanitaria en los que se requiera proteger la vida o salud del titular.

• Cuando el tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

En todos los casos, D&D Psicología y Bienestar SAS se compromete a garantizar los derechos del titular y a aplicar las medidas de seguridad necesarias para la protección de su información.

​

Responsable del Tratamiento

​

El responsable del tratamiento de los datos personales objeto de esta política es D&D Psicología y Bienestar SAS, quien actúa en calidad de Institución Prestadora de Servicios de Salud, habilitada conforme a la normativa vigente en Colombia.

​

Los datos de contacto del responsable son los siguientes:

​

• Razón social: D&D Psicología y Bienestar SAS

• Dirección: Calle 105A No. 14 – 92, Oficina 701, Bogotá D.C., Colombia

• Correo electrónico: info@dydpsicologiaybienestar.com

• Teléfono de contacto: 302 264 7320

​

​

D&D Psicología y Bienestar SAS garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará con observancia de los principios y obligaciones establecidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

​

Tratamiento y Finalidades de las Bases de Datos

 

 D&D Psicología y Bienestar SAS, en el marco de su actividad como Institución Prestadora de Servicios de Salud, realiza el tratamiento de datos personales de personas naturales conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. El tratamiento se limita a finalidades legítimas, proporcionales y necesarias según su objeto social. 

​

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

​

Finalidades asistenciales y legales:

​

• Prestar servicios psicológicos en modalidad presencial y virtual.

• Cumplir con obligaciones legales en salud, incluyendo historia clínica, autorizaciones, certificaciones, reportes y referencias.

• Realizar seguimiento clínico y gestión de calidad en la atención.

• Coordinar interconsultas y facilitar la continuidad del tratamiento.

• Responder a requerimientos de entidades de vigilancia y control del sector salud.

​

Finalidades administrativas y de contacto:

​

• Gestionar solicitudes de citas, trámites administrativos o facturación.

• Comunicar notificaciones importantes, actualizaciones institucionales o cambios normativos.

​

Finalidades promocionales y comerciales (con autorización del titular):

​

• Enviar información relacionada con nuevos servicios, programas de bienestar, talleres, contenidos educativos, descuentos o campañas institucionales.

• Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos para mejora de los servicios.

​

Nota: El uso de datos personales con fines promocionales solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular. En ningún caso se condicionará la prestación del servicio de salud a la aceptación de dichos fines.

D&D Psicología y Bienestar SAS podrá contactarse con los titulares por medios electrónicos, físicos o telefónicos, exclusivamente en los términos aquí definidos.  

​

Datos de Navegación y Plataformas Tecnológicas

​

D&D Psicología y Bienestar SAS utiliza plataformas digitales autorizadas y seguras para la prestación de sus servicios, tanto en modalidad presencial como virtual. El tratamiento de los datos personales asociados a la navegación y gestión de los servicios digitales se realiza conforme a los más altos estándares de seguridad.

​

Actualmente, nuestra página web está alojada en la plataforma Wix.com, la cual proporciona la infraestructura tecnológica para la visualización institucional y el contacto con los usuarios. Los datos de navegación generados al interactuar con el sitio web pueden ser almacenados a través de los sistemas de Wix.com, en servidores protegidos mediante firewalls y con protocolos de seguridad internacionalmente reconocidos.

​

Adicionalmente, para la gestión de la información clínica, utilizamos la plataforma Medilink, la cual está diseñada para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de las historias clínicas electrónicas, de acuerdo con la normativa colombiana en salud y protección de datos. Esta herramienta permite a la IPS cumplir con lo establecido en la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 3100 de 2019, entre otras disposiciones aplicables.

​

El uso de estas plataformas no implica la recolección automática de datos sensibles sin consentimiento previo, y su acceso está restringido únicamente al personal autorizado para garantizar el tratamiento seguro de la información.

 

Uso de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

​

El sitio web de D&D Psicología y Bienestar SAS, alojado en la plataforma Wix.com, utiliza cookies de sesión exclusivamente para mejorar la experiencia de navegación y facilitar el acceso seguro y eficiente a los contenidos del sitio.

​

Estas cookies:

​

• No recopilan información personal del usuario.

• No almacenan datos de forma permanente en el dispositivo.

• Se eliminan automáticamente al cerrar el navegador.

• Se utilizan únicamente para identificar la sesión del usuario mientras navega por el sitio.

​

En ningún caso se utilizan web bugs, cookies de terceros con fines comerciales o tecnologías de seguimiento invasivas sin consentimiento informado.

​

El usuario tiene la posibilidad de rechazar el uso de cookies configurando su navegador para bloquearlas o eliminarlas. También puede desactivar el uso de JavaScript si así lo desea, aunque esto puede limitar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.

​

D&D Psicología y Bienestar SAS se compromete a informar oportunamente sobre cualquier cambio en el uso de cookies que implique un tratamiento diferente al aquí descrito.

​

Derechos de los titulares

​

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales.

​

Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

​

​

Los derechos del Titular son los siguientes:

​

• Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

• Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: o Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

• Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

 

Atención a los Titulares de Datos Personales

​

D&D Psicología y Bienestar SAS ha designado como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales a la Dirección General de la entidad. Esta dependencia se encargará de garantizar el ejercicio efectivo de los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012.

​

Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

​

• Teléfono de contacto: 302 264 7320

• Correo electrónico institucional: info@dydpsicologiaybienestar.com

• Dirección física: Calle 105A No. 14 – 92, Oficina 701, Bogotá, D.C., Colombia

​​

Las solicitudes deberán contener al menos:

​​

• Nombre completo del titular

• Tipo y número de documento

• Descripción clara de la petición

• Medio de respuesta (correo electrónico o físico)

​​

El equipo designado garantizará el trámite oportuno de las solicitudes, en los términos legales establecidos por la normativa colombiana de protección de datos.

​​​

 Procedimientos para Ejercer los Derechos del Titular

1. Derecho de acceso o consulta

​

El titular de los datos personales podrá consultar de forma gratuita la información que repose en las bases de datos de D&D Psicología y Bienestar SAS, en los siguientes casos:

​

• Una vez cada mes calendario.

• Cada vez que existan modificaciones sustanciales a la política de tratamiento de datos personales que motiven nuevas consultas.

para consultas adicionales dentro del mismo mes calendario, la empresa podrá cobrar al titular únicamente los costos de reproducción o envío, los cuales no excederán el valor del material utilizado. Estos costos serán demostrables ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

​

La solicitud de consulta deberá presentarse por escrito a través de alguno de los siguientes canales:

​

• Correo electrónico: info@dydpsicologiaybienestar.com, con el asunto: “Ejercicio del derecho de consulta”.

• Dirección física: Calle 105A No. 14 – 92 Oficina 701, Bogotá, D.C., Colombia.

• ​

El titular deberá incluir en su solicitud:

​

• Nombres y apellidos completos.

• Tipo y número de documento de identidad.

• Copia del documento de identidad (y en su caso, del apoderado o representante legal).

• Petición concreta de la información requerida.

• Dirección de notificación.

• Fecha y firma del solicitante.

• ​

La información podrá ser entregada a través de los siguientes medios:

​

• Visualización en pantalla en las instalaciones de la empresa.

• Documento físico remitido por correo.

• Correo electrónico u otro medio electrónico autorizado.

• Cualquier medio que se adecúe a la configuración de las bases de datos utilizadas por la empresa.

​

D&D Psicología y Bienestar SAS resolverá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla en ese término, se informará al titular la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

​

2 Derechos de corrección, supresión, revocatoria o reclamo

​

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, revocada, o se ha producido una infracción a la normativa sobre protección de datos personales.

La solicitud deberá dirigirse por escrito a:

​

• Correo electrónico: info@dydpsicologiaybienestar.com, asunto: “Ejercicio de derechos LEPD”.

• Dirección física: Calle 105A No. 14 – 92 Oficina 701, Bogotá, D.C., Colombia.

​

La solicitud deberá incluir:

​

• Nombres y apellidos del titular.

• Tipo y número de documento de identidad.

• Descripción clara del hecho que motiva el reclamo.

• Petición concreta (corrección, supresión, revocatoria, infracción).

• Documentos que acrediten la solicitud, si aplica.

• Dirección de notificación, fecha y firma.

​

Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará la subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes. Si el solicitante no responde en los dos (2) meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo.

​

Una vez recibido el reclamo completo:

​

• Se incluirá una leyenda en la base de datos que diga “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

• La solicitud será resuelta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

• Si no es posible responder en ese plazo, se informará al solicitante y se establecerá una nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

​

En caso de no obtener respuesta satisfactoria, el titular podrá elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a los procedimientos legales establecidos. 

​​

​​

Medidas de Seguridad

En cumplimiento del principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, D&D Psicología y Bienestar SAS ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales bajo su custodia, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

​

Estas medidas están definidas en el Manual Interno de Seguridad de la Información, el cual forma parte integral del sistema de gestión documental y de calidad de la empresa. Adicionalmente, mediante la suscripción de contratos de transmisión de datos, la empresa exige a sus proveedores y aliados el cumplimiento de estándares similares de protección y confidencialidad.

​

A continuación, se detallan las principales acciones implementadas:

​

a. Gestión de documentos y soportes

​

• Implementación de mecanismos para evitar la recuperación o acceso a datos descartados, borrados o destruidos.

• Acceso restringido a las áreas físicas o digitales donde se almacenan las bases de datos.

• Revisión y autorización por parte del responsable de tratamiento para la salida de documentos físicos o electrónicos.

• Sistema de identificación o etiquetado según el tipo y nivel de sensibilidad de la información.

​

b. Control de acceso

​

• Restricción del acceso a datos personales únicamente a los usuarios autorizados, conforme a sus funciones.

• Mantenimiento de un listado actualizado de usuarios con permisos específicos sobre las bases de datos.

• Mecanismos de autenticación para impedir accesos indebidos (usuarios, contraseñas, cifrado, etc.).

• Protocolos para la concesión, modificación o anulación de accesos, bajo responsabilidad del área administrativa o de dirección.

​

c. Gestión del personal

​

• Asignación clara de funciones y responsabilidades al personal con acceso a datos personales.

• Divulgación y capacitación sobre las obligaciones legales y contractuales relacionadas con el manejo de la información.

• Establecimiento de sanciones internas en caso de incumplimiento de las normas de seguridad de la información.

​

Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

​

En cumplimiento del Título VIII de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (LEPD), se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de la información. Se entenderá que un país cumple con este requisito cuando los estándares de protección se ajusten, como mínimo, a los definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Excepciones a la prohibición

​

No se requerirá autorización de la Superintendencia ni del titular en los siguientes casos:

​

• Cuando el titular haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca.

• Intercambio de datos de carácter médico, cuando el tratamiento lo exija por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les sea aplicable.

• Transferencias acordadas dentro de tratados internacionales en los que participe la República de Colombia, bajo el principio de reciprocidad.

• Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre que se cuente con autorización del titular.

• Cuando sea una transferencia legalmente exigida para salvaguardar el interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

​

Transmisiones internacionales entre responsables y encargados

​

Las transmisiones internacionales de datos personales entre un responsable y un encargado —con el fin de que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable— no requerirán consentimiento del titular siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales que garantice el cumplimiento de los principios, deberes y obligaciones previstos por la ley.

​

En los demás casos, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio emitir la declaración de conformidad para la viabilidad de la transferencia internacional.

​

Actualización de la Política de Privacidad

​

D&D Psicología y Bienestar SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, esta política de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado oportunamente a través de los canales institucionales, especialmente en el sitio web oficial de la empresa.

Las actualizaciones o modificaciones entrarán en vigencia desde el momento de su publicación, salvo que se indique expresamente lo contrario.

Cuando se realicen cambios sustanciales que afecten el contenido de la autorización otorgada por el titular (como la finalidad del tratamiento, los canales de recolección o los derechos), se informará directamente a los titulares mediante los datos de contacto registrados, para que puedan ejercer su derecho a revocar la autorización o modificar sus preferencias.

Se recomienda a los usuarios revisar esta política periódicamente para mantenerse informados sobre cómo protegemos su información personal.

​

Videovigilancia

​

D&D Psicología y Bienestar SAS informa que, con el fin de garantizar la seguridad de sus usuarios, trabajadores y visitantes, cuenta con un sistema de cámaras de videovigilancia instaladas en zonas comunes de sus instalaciones físicas.

​

Estas cámaras no graban en los consultorios ni espacios donde se realice atención clínica, respetando la privacidad e intimidad de los pacientes conforme a la Ley de Protección de Datos y la Ley de Salud Mental (Ley 1616 de 2013).

​

Los registros captados por las cámaras:

​

• Son almacenados por un periodo máximo de treinta (30) días calendario, salvo que se requieran por orden de autoridad competente o como evidencia en caso de incidentes.

• Son de acceso restringido al personal autorizado por la empresa.

• No son utilizados para fines distintos a la seguridad y monitoreo.

​

La instalación de las cámaras está debidamente señalizada en cumplimiento del principio de transparencia, y el tratamiento de estos datos se encuentra alineado con los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad y confidencialidad.

​

Aceptación de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Se entenderá que el titular ha leído, comprendido y aceptado esta política de tratamiento de datos personales en los siguientes momentos y mediante las siguientes acciones:

​

• Al firmar el consentimiento informado clínico, ya sea en modalidad presencial o digital, con lo cual autoriza el tratamiento de su información clínica y personal en el marco de los servicios prestados por D&D Psicología y Bienestar SAS.

• Al firmar el formato de registro de ingreso como nuevo paciente, donde se reitera el conocimiento de esta política como parte de las condiciones institucionales de atención.

• Al diligenciar formularios en línea, ya sea a través del sitio web institucional o plataformas asociadas, donde se incluye el enlace a esta política y se solicita aceptación expresa.

• Al utilizar los canales virtuales de atención (videollamadas, WhatsApp institucional, correo electrónico), como parte de la interacción continua con la IPS.

• Al aceptar comunicaciones institucionales electrónicas que incluyen notificaciones sobre la gestión del servicio, campañas de salud mental o satisfacción del usuario.

​

En todos los casos, el titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación, conforme a los procedimientos establecidos en esta política.